Granskning av ärendeprocessen för verksamheten Drakfastigheter inom kommunstyrelsen

Syfte och granskningsfrågor

Syftet med granskningen har varit att bedöma om det finns en ändamålsenlig ärendeprocess för verksamheten Drakfastigheter inom kommunstyrelsens verksamhetsområde.

Granskningen har omfattat följande revisionsfrågor:

• Finns det angivet vilka funktioner som kan ge verksamheten Drakfastigheter uppdrag och rutiner för hur dessa uppdrag formellt ska överlämnas?
• Finns det en ärendeprocess för verksamheten Drakfastigheter för genomförandet av utredningsuppdrag och andra beslut från kommunfullmäktige och kommunstyrelsen?
• Finns det en ärendeprocess inom verksamheten Drakfastigheter gällande verkställandet av uppdrag givna av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen?
• Finns det rutiner, för såväl verksamhet som kommunstyrelsen, för att följa upp att uppdragen blir genomförda enligt tidsram?

Bedömning

Vår samlade bedömning utifrån granskningens syfte är att det endast delvis finns en ändamålsenligt ärendeprocess för verksamheten Drakfastigheter inom kommunstyrelsens verksamhetsområde.

Vi baserar vår bedömning på att det är uppdrag som ingår i beställningsprocessen inom ramen för investeringar i Mål- och resursplan (MRP) som gör gällande vilka funktioner som kan ge uppdrag till Drakfastigheter och hur dessa sedan ska överlämnas. För övriga uppdrag som återfinns i MRP samt uppdrag som getts från politisk instans är det inte angivet vilka funktioner som kan ge uppdrag och hur dessa uppdrag ska överlämnas. Det bedöms råda en viss otydlighet gällande vilken funktion/er som kan ge uppdrag till Drakfastigheter samt att det saknas ändamålsenliga rutiner för hur det ska ske.

Vi bedömer att uppdrag från annan nämnd samt från kommunfullmäktige ska ges till kommunstyrelsen och inte till en verksamhet eller till namngiven person. Ett utskott kan inte ge uppdrag till en annan nämnd då ett utskott är beredande till den nämnd den ingår under samt/eller fattar beslut på delegation i nämndens ställe och har därmed inte ett eget självständigt beslutsfattande.

Det finns en ärendeprocess gällande genomförandet av utredning för MRP-investering genom de olika styrande dokumenten inom det området. Det saknas däremot en beskriven ärendeprocess för genomförande av andra uppdrag inom Drak­fastigheter. Det bedöms därav att det föreligger ett behov av att det finns en ärendeprocess även för dessa uppdrag.

För MRP – investeringar finns angivet verkställandet av uppdrag givna av kommun­fullmäktige eller kommunstyrelsen. Det bedöms att för MRP – övriga uppdrag och uppdrag givna av politisk instans saknas en ärendeprocess för verkställandet av dessa uppdrag.

Det bedöms att redovisningen av verkställandet av givna uppdrag ska framgå av utskottets protokoll som även ska delges till kommunstyrelsen. Det är kommunstyrelsen som är ytterst ansvarig för den verksamhet som bedrivs inom Drakfastigheter och därmed har ett ansvar att följa verkställandet av givna uppdrag.

Det bedöms att både uppföljningen och redovisningen av verkställandet av uppdrag givna av kommunstyrelsen och kommunfullmäktige bör systematiseras.

Alla uppdrag givna till Drakfastigheter finns inte dokumenterade i ett och samma ärende­hanteringssystem. Det bedöms därav föreligga en risk att verkställandet av dessa uppdrag kan fördröjas och vara otydligt vem som är ansvarig.

Uppdrag givna enligt MRP – investering har en tydlig processbeskrivning gällande avvikelser i kostnader, men det bedöms saknas skrivningar gällande avvikelser kopplat till tiden för genomförandet. Även för övriga politiska beslut saknas angivna tidsramar.

Det bedöms finnas ett behov av att kommunstyrelsen säkerställer att delegationsbeslut anmäls.

Det bedöms finnas ett behov av en översyn av delegationsordningen så att tillämpliga beslutspunkter för Drakfastigheters verksamhet ingår.

Det bedöms att investeringsprocessen bör innehålla tidsatt uppföljning i kommunstyrelsen som ansvarig nämnd.

Rekommendationer

Utifrån våra iakttagelser och bedömningar rekommenderar vi kommunstyrelsen att:

• Tydliggöra vilka funktioner som kan ge uppdrag till Drakfastigheter.
• Tillse att uppdrag som ges till Drakfastigheter sker via kommunstyrelsen som ansvarig nämnd för verksamheten.
• Säkerställa att service- och förvaltningsutskottet inte ger uppdrag till annan politisk nämnd.
• Se över hur uppdrag kan ges utan att angiven tjänsteperson namnges i beslutet.
• Utarbeta en beskrivning för genomförande av uppdrag inom Drakfastigheter som är i samsyn med kommunens generella ärendeprocess när den är applicerbar.
• Tillse att det finns en ärendeprocess för verkställandet av samtliga uppdrag givna till Drakfastigheter.
• Tillse att redovisningen av verkställandet av givna uppdrag ska framgå av service- och förvaltningsutskottets protokoll och att dessa delges till kommunstyrelsen.
• Se över systematiseringen av uppföljningen och redovisningen av verkställandet av uppdrag givna av kommunstyrelsen och kommunfullmäktige.
• Uppdra till Drakfastigheter att givna uppdrag från kommunstyrelsen och kommun­fullmäktige finns dokumenterade i ett ärendehanteringssystem.
• Tillse att det i samtliga uppdrag till Drakfastigheter framgår hur tidsavvikelser från tidsramar ska rapporteras till ansvarig instans.
• Säkerställa att delegationsbeslut fattat av delegat anmäls till kommunstyrelsen.
• Översyn av delegationsordningen så att tillämpliga beslutspunkter för Drak­fastigheters verksamhet ingår i den.
• Komplettera investeringsprocessen med tidsatt uppföljning till kommunstyrelsen.

Texten här ovanför är en sammanfattning. Beställ hela dokumentet

Om du vill kan du beställa hela dokumentet från sundsvalls.kommun@sundsvall.se. Då måste du ange diarienummer: KS-2026-00399-6

Ange hur du vill ha dokumentet:

1. som pdf via e-post. Det är kostnadsfritt men tyvärr kan vi inte skicka den som tillgänglighetsanpassad pdf.
2. utskriven och skickad med vanlig post. Om det är fler än 50 sidor tillkommer en avgift på minst 100 kronor, enligt beslut i kommunfullmäktige 2016.